Carmen

Moduły podstawowe

System CARMEN jest kompleksowym, wielomodułowym narzędziem do zarządzania i kontroli floty pojazdów własnych (w tym pojazdów leasingowanych lub wynajmowanych). Dedykowany jest firmom średniej wielkości, firmom wielodziałowym i wieloregionalnym oraz holdingom skupiającym wiele firm, które posiadają od klikudziesięciu do kilku tysięcy pojazdów.

Charakteryzują go, m.in.: intuicyjny i przyjazny interfejs, w którym zastosowano szereg nowatorskich rozwiązań umożliwiających łatwe wprowadzanie danych oraz szybki dostęp do wybranych informacji. Możliwość pracy na wielu widokach, dająca jednoczesny dostęp do wielu modułów oraz opcji dodawania, podglądania i edytowania danych. Wykonywanie operacji grupowych, które usprawnia i przyspiesza pracę, zwłaszcza w przypadku modyfikacji danych. Szerokie możliwości konfiguracyjne oraz tworzenie profili umożliwiające dostosowanie zawartości widoków oraz sposobu wyświetlania informacji do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika systemu a automatyczna kontrola statusów eliminuje błędy ludzkie podczas wprowadzania newralgicznych danych.

Standardowy system składa się z modułów podstawowych. Może być rozszerzony o moduły dodatkowe, moduły WWW i mobile. Może być także łączony z modułami dostępnymi w innych systemach (np. telefony).

Moduł Pojazdy

To podstawowy moduł systemu Carmen, który w postaci szczegółowej kartoteki pojazdów, stanowi narzędzie umożliwiające pełną ewidencję i podgląd danych oraz kontrolę pojazdu przy użyciu dostępnych narzędzi analitycznych (w tym ponad 350. raportów). Nadrzędnym zadaniem modułu jest powiązanie w jednym miejscu wszystkich danych szczegółowych związanych z pojazdem, np. historii użytkowania pojazdu, wyłączeniach z eksploatacji, polisach i szkodach, kosztach, które pojazd wygenerował, dokumentach zakupu i sprzedaży, umowach i aneksach umów leasingu i wynajmu, amortyzacji i odpisach amortyzacyjnych, itd.

Moduł Użytkownicy

To szczegółowa kartoteka użytkowników, która stanowi narzędzie umożliwiające ewidencję i podgląd informacji oraz kontrolę użytkownika. Podstawowym zadaniem modułu jest ewidencja danych dotyczących pracowników oraz powiązanie w jednym miejscu wszystkich danych związanych z pracownikami, m.in.: historii użytkowania pojazdów, szkodach, przynależności do struktury organizacyjnej, wygenerowanych kosztach, posiadanym wyposażeniu, wykorzystaniu pojazdów służbowych do celów prywatnych itd. Dzięki powiązaniu z innymi modułami możliwa jest również kontrola: nieobecności, mandatów, oświadczeń pracowników, ważności badań, szkoleń (rozszerzony moduł szkoleń dostępny również jako aplikacja WWW) itp.

Moduł Organizacja

Moduł ten odpowiada za odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy oraz kontrolowanie przypisania użytkownika oraz pojazdu do tej struktury (od Firmy, przez Regiony, na MPK kończąc). System umożliwia stworzenie struktury firmy: od płaskiej – MPK, do kilku modeli struktury „drzewiastej” uwzględniającej działy, przełożonych oraz podwładnych. Dzięki przypisaniu pracowników i pojazdów do zdefiniowanej struktury oraz odpowiedniej konfiguracji pojazdów, możliwe jest automatyczne przypisywanie zdarzeń eksploatacyjnych i kosztów do struktury (np. przypisywanie MPK do kosztów).

Moduł Koszty

Moduł umożliwia rejestrację ręczna lub automatyczna (importy) kosztów eksploatacji pojazdów, wg podziału na ich rodzaje i typy (uszczegółowienia) wraz z odnotowaniem stanu licznika i daty/godziny operacji, określenie sposobów rozliczania VAT (netto, brutto, 50 na 50), rozliczania KUP/NKUP oraz raportowania tych kosztów w wielu płaszczyznach, np.: pojazdy, użytkownicy, MPK-i. Wersja standardowa systemu pozwala na przygotowywanie dekretów księgowych. Większość kosztów, w tym faktury zbiorcze za paliwo, leasingi, usługi oponiarskie itp. może być wprowadzana przy pomocy dedykowanych importów, podczas których koszty przypisywane są do pojazdów, pracowników, MPK, rodzajów kosztów i kont księgowych.

Moduł System finansowy

Zadaniem modułu jest taka konfiguracja systemu w zakresie wprowadzanych kosztów aby możliwe było bezproblemowe przygotowanie danych kosztowych do przekazania do działu księgowości czy bezpośrednio do systemu finansowego. Dzięki powiązaniu rodzajów kosztów używanych przez flotowców z kontami księgowymi używanymi w księgowości, przypisaniu kosztów do struktur controllingowych, możliwe jest wykonanie dekretów do faktur. Elementem integralnym jest RMK (rozksięgowanie międzyokresowe kosztów) dla polis oraz leasingów.

Moduł Umowy (pochodzenie pojazdu)

Moduł umożliwia określenie pochodzenia pojazdu (np. własny, leasingowany, wynajmowany), zdefiniowanie oraz kontrolowanie stanu umów, aneksów, elementów umów oraz płatności z nimi związanych. Dostępne rodzaje umów to: zakup pojazdu. leasing, wynajem długo i średnioterminowy, wynajem krótkoterminowy (np. pojazdy testowe, zastępcze i inne). Każda z umów umożliwia szczegółową ewidencję danych o umowie, automatyczne lub ręczne wprowadzaniu kosztów stałych (np. rata) jak i zmiennych (np. dodatkowe naprawy wykonywane przez leasingodawcę), wykonywanie analiz i raportów związanych z kosztami umów.

Moduł Audytorski

Moduł umożliwia określanie stanu floty w określonym dniu (np. 1 grudnia 2016 roku) czy między określonymi datami (np. od 1 stycznia 2018 do 31 grudnia 2018). Dla wybranych pojazdów dostępne są wszystkie analizy, raporty i zestawienia.

Moduł Opony

Moduł opony umożliwia gospodarkę oponami i kontrolę ich kosztów (np. zakupu, zmian, napraw itp.), a w pełni zautomatyzowany sposób liczenia przebiegów pozwala na pełną kontrolę ich zużycia. W przypadku zarządzania oponami w pełnym zakresie, Operator ma wgląd do magazynów opon (opony wolne i sezonowe), listy opon aktualnie zainstalowanych w pojazdach oraz takich, których zużycie zbliża się do określonego limitu. W celu ułatwienia obsługi, moduł posiada szereg operacji grupowych możliwych do wykonania na oponach oraz importu kosztów od usługodawców.

Moduł Polisy i szkody

Moduł, umożliwia rejestracją polis, kontrolą ich ważności, ewidencję szkód, zarejestrowanie procesu odszkodowania oraz kosztów z tym związanych oraz rozliczenie szkody. Moduł wyposażony został w grupę raportów i analiz dających szerokie możliwości analityczne związane z polisami i szkodami. W powiązaniu z modułem kosztowym możliwy jest podział kosztów polisy na miesiące (RMK) oraz comiesięczne przygotowywanie stosowanego dokumentu dla księgowości z kosztami polis do zaksięgowania w miesiącu.

Moduł Wyposażenie

Wyposażenie, to rozbudowany moduł pozwalający na ewidencję wyposażenia, zarówno pojazdu (np. gaśnice, CB radio itp.) jak i użytkownika (np. palmtop, telefon), rejestrację kosztów z nim związanych oraz kontrolę przynależności (do pojazdu lub użytkownika) wraz z zachowaniem pełnej historii. Moduł umożliwia drukowanie protokołów przekazania sprzętu, obiegówki oraz powiadomienie użytkownika, np. poprzez e-mail, o konieczności rozliczenia się z przydzielonego urządzenia.

Moduł Raporty i analizy

Umożliwia analitykę na dowolnie określonej płaszczyźnie (firma, region, mpk, pojazd, użytkownik) oraz poziomie szczgółowości. Operator do swojej dyspozycji otrzymuje ponad 350 raportów i analiz, w tym zaawansowane analizy na potrzeby działu finansowego. Dostępne są także zestawienia, tabele przestawne, analizy graficzne oraz analizy generowane w trybie „real time” (np. analiza wymiany pojazdów.)

Moduł Importy faktur kosztowych

Moduł importy umożliwia zasilanie systemu danymi kosztowymi w sposób prosty, szybki i w pełni zautomatyzowany. Do dyspozycji Operatora są dedykowane importy z koncernów paliwowych oraz importy w formacie zdefiniowanym na potrzeby Carmena za pomocą którego faktury dostarcza około 150 dostawców usług wokółflotowych (firmy leasingowe, oponiarskie, serwisowe) oraz import uniwersalny faktur, za pomocą którego operator sam może stworzyć plik i zaimportować fakturę.

Moduł Karty płatnicze (flotowe i serwisowe)

Moduł umożliwia ewidencję kart płatniczych wykorzystywanych przez koncerny paliwowe do identyfikacji pojazdów podczas tankowań pojazdów na stacjach paliw tych koncernów (np. PKN ORLEN, BP, SHELL, ...). Podczas importów danych z tych stacji koszty przypisywane są automatycznie do tych kart. Obsługiwane są także ‘karty na okaziciela’.

Moduł Importy zasobów

Umożliwia zasilanie systemu danymi podstawowymi podczas procesu wdrażania, a także podczas eksploatacji systemu. Do dyspozycji Operatora dostępne są dedykowane importy, w tym: importy danych związanych z pojazdami, m.in.: pojazdy, polisy, szkody, opony, umowy leasingu i wynajmu; zasobów kadrowych, m.in.: pracowników, nieobecności, struktury organizacyjnej firmy (MPK, struktura drzewiasta) oraz dostawców usług flotowych.

Moduł Paliwo i analityczne karty drogowe

Moduł pozwala na kontrolę kosztów, ilości i średniego zużycia paliwa oraz analizuje miesięczne przebiegi w postaci analitycznych kart drogowych. Realizuje to dzięki importowaniu danych dotyczących transakcji na karty flotowe z koncernów paliwowych, pełnej historii tankowań, dokładnemu definiowaniu rodzajów paliwa, przypisaniu rodzajów i norm zużycia paliwa do pojazdów, automatycznemu lub ręcznemu tworzeniu analitycznych miesięcznych kart drogowych, automatycznej korekcie liczników w przypadku kiedy kierowca poda błędny licznik, szerokiemu wachlarzowi raportów i analiz, będących integralną częścią modułu pozwalającego na sprawdzenie tankowań, np. weekendowych, urlopowych, niezgodnych z rodzajem paliw przypisanych do pojazdu oraz wykonywaniu analiz ilościowych zakupionego paliwa

Moduł Eksploatacja

Dzięki szerokim możliwościom konfiguracyjnym umożliwia, konfigurację czynności serwisowych oraz automatycznego powiązania ich z kosztami, oraz kontrolę nad wszelkimi zdarzeniami związanymi z eksploatacją pojazdów, m.in. przewidywaniem ich wymiany, analizą kosztów poszczególnych elementów eksploatacyjnych, stacji serwisowych itd.

Moduł Ochrona środowiska

Moduł umożliwia pełne rozliczenie emisji spalin wg stawek określonych w Dzienniku Ustaw. Dzięki powiązaniu z modułem kosztów automatycznie generuje obciążenia na pojazdy oraz MPK. Koszty rozliczeń pozostają w bazie, dzięki czemu mogą być wykorzystywane do analiz finansowych.

Moduł Certyfikaty przypominacze

Zaawansowany moduł umożliwiający, w zautomatyzowany sposób, przypominanie o zbliżających się terminach, np. badania technicznego, przeglądu okresowego itp. Lista i zakres przypomnień ustalany jest poprzez konfigurację, która daje możliwość tworzenia własnych typów przypomnień. Moduł umożliwia również bezpośrednią komunikację z użytkownikiem pojazdu, np. przypomnienie o zbliżającym się przeglądzie poprzez wiadomość SMS lub e-maili.

Moduł Dokumenty

Umożliwia rejestrację dokumentów, w tym dokumentów użytkownika i pojazdu, wraz z określeniem ich ważności oraz podłączeniem plików. Możliwe jest podłączanie dokumentacji w postaci plików (PDF, XLS, DOC, zdjęcia) w celu późniejszego wykorzystania.

Moduł Badania/Szkolenia

Moduł umożliwia ewidencję badań i szkoleń pracowników, przypomina osobom odpowiedzialnym za badania i szkolenia o konieczności dokonania kolejnych. Umożliwia wysyłanie powiadomień do pracowników o zbliżających się terminach. W wersjach rozszerzonych realizuje różne modele zarządzania szkoleniami.

Moduł Mandaty

Moduł umożliwia ewidencję mandatów, realizuje proces powiadamiania pracowników oraz komunikację z organami odpowiedzialnymi za wystawianie mandatów.

Moduł Parkingi

Moduł umożliwia ewidencjonowanie miejsc parkingowych firmy (np. w garażach biurowców) oraz rejestrowanie historii użytkowania tych miejsc na potrzeby pracowników, pojazdów czy struktur organizacyjnych firmy.

Moduł Limity i rozliczenia ustawowe

Moduł umożliwia wykonywanie rozliczeń ustawowych (np. obciążenia za użytkowanie pojazdów służbowych do celów prywatnych) oraz konfigurowanie i przydzielanie limitów użytkownikom, a następnie generowanie obciążeń. Limity są w pełni konfigurowalne przez Operatora systemu i mogą być przydzielane dowolnym użytkownikom w zadanym zakresie (np. limit na ilość litrów paliwa, przejechane km itp.).  Dedykowane elementy modułu umożliwiają rozsyłania korespondencji z obciążeniami do pracowników, ich przełożonych lub prezentację ich w aplikacji WWW.

Moduł Planowanie wymiany pojazdów

Moduł umożliwia przeprowadzenie symulacji wymiany pojazdów na podstawie wcześniej określonych kryteriów, np. przewidywany przebieg względem czasu użytkowania itp. Moduł znajdzie zastosowanie przede wszystkim we flotach użytkujących pojazdy wynajmowane. Analiza umożliwi weryfikację przebiegu i ewentualną zamianę na inny pojazd, np. tej samej klasy i z podobnym wyposażeniem, ale z niższym przebiegiem. Założeniem wykorzystania modułu jest uniknięcie dopłat za "nadbiegi" względem tych określonych w umowie.

Moduł Budżet

Moduł umożliwia zaplanowanie oraz kontrolowanie realizacji założeń budżetowych w oparciu o pojazdy oraz MPK. Konfiguracja modułu oraz możliwość przypisania poszczególnych rodzajów kosztów do grup budżetowych gwarantują precyzyjne raportowanie.

Moduł Wiadomości

Moduł umożliwia wysyłanie wiadomości do użytkowników pojazdów lub innych osób zdefiniowanych w profilach wysyłania wiadomości dotyczących m.in. przypomnień o przeglądzie czy badaniu technicznym, kończącej się ważności polisy. Możliwe jest także bezpośrednie mailowanie do wyróżnionych pracowników czy użytkowników pojazdów oraz wysyłanie wiadomości mailowych w zastępstwie protokołów wydania czy zwrotu pojazdu, wyposażenia, ....

Moduł ADO/RODO

Moduł Administracja Danymi Osobowymi stworzony został w celu spełnienia wymagań rozporządzeniu MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, w szczególności § 7 ww. rozporządzenia jak również dyrektywie unijnej RODO pod kątem przetwarzania danych osobowych.

Moduł Uprawnienia

Rozbudowany moduł uprawnień umożliwia precyzyjne przypisanie praw Operatorom systemu (podgląd, dodawanie, usuwanie, edytowanie) do wybranych elementów tematycznych (np. pojazdy, polisy, szkody itd.) oraz do zasobów (np. pracownicy i pojazdy w regionach). Uprawnienia podzielone zostały na „statyczne”, które określają maksymalny zakres dostępu do danych oraz „dynamiczne”, dzięki którym Operator, w ramach przydzielonych mu uprawnień, może w dowolnej chwili zmieniać ich zakres (np. tylko do jednego Regionu). Rozszerzenie modułu umożliwia delegowanie uprawnień z Operatora na innego Operatora.