CARMEN OFFICE

Carmen OFFICE może być samodzielną aplikacją, jednak traktowany jest przez twórców jako zbiór modułów rozszerzających możliwości systemu Carmen lub Phoneman o funkcjonalności związane z zarządzaniem budynkami, biurami i ich wyposażeniem. Pozwala zarówno na zarządzanie operacyjne budynkami, biurami i wyposażeniem biurowym, jak i ewidencjonowanie faktur związanych z eksploatacją biur oraz ich księgowanie do systemu finansowego.

Moduł ewidencji obiektów, budynków i pomieszczeń

To podstawowy moduł, który pozwala na zbudowanie struktury obiektów, budynków oraz pomieszczeń w zakresie szczegółowości wymaganej przez użytkowników systemu. Nadrzędnym zadaniem modułu jest powiązanie w jednym miejscu wszystkich danych szczegółowych związanych z tematem, tzn.: obiektów, budynków, pomieszczeń, planów, zdjęć, lokalizacji, przypisania użytkowników oraz zdefiniowanie certyfikatów (przypominań) dotyczących planowości wykonywania określonych czynności związanych z zarządzaniem obiektami.

Moduł Struktury firm i użytkownicy

To szczegółowa kartoteka użytkowników, która stanowi narzędzie umożliwiające ewidencję i podgląd informacji oraz kontrolę użytkownika. Podstawowym zadaniem modułu jest ewidencja danych dotyczących struktur firm oraz pracowników, w tym przynależności pracowników do struktur organizacyjnych, historii używanego sprzętu biurowego, przydziału pomieszczeń.

Moduł Wyposażenie biura

Moduł Wyposażenia biura pozwala na ewidencję wyposażenia biura (np. rzutniki multimedialne, kserokopiarki, …), jego cech i parametrów oraz kontrolę przynależności (np. do użytkownika lub struktury organizacyjnej) wraz z zachowaniem pełnej historii. Moduł umożliwia drukowanie protokołów przekazania sprzętu, obiegówki oraz powiadomienie użytkownika, np. poprzez e-mail, o konieczności rozliczenia się z przydzielonego urządzenia. Gdy funkcjonuje razem z modułem telefony, możliwe jest przypisywanie do urządzeń numerów telefonów.

Moduł Wyposażenie budynku

Moduł umożliwia prowadzenie kartoteki urządzeń stanowiących wyposażenie budynków, np. systemy centralnego ogrzewania, wymienniki ciepła, wraz z pełną historią ich użytkowania, napraw, przeglądów. Ważnym elementem modułu jest ewidencja osób odpowiedzialnych za prawidłowe funkcjonowanie urządzeń.

Moduł Pieczątek

Moduł pieczątek to moduł pozwalający na ewidencję pieczątek w firmie oraz kontrolę przynależności (np. do użytkownika lub struktury organizacyjnej) wraz z zachowaniem pełnej historii. Moduł umożliwia drukowanie protokołów przekazania pieczątek, obiegówki oraz powiadomienie użytkownika, np. poprzez e-mail, o konieczności rozliczenia się z przekazanych pieczątek.

Moduł Przypominacze

Moduł przypominaczy i certyfikatów umożliwia terminową kontrolę obiektów, budynków i wyposażenia. Dzięki certyfikatom przypomni o zbliżających się terminach, np. badania technicznego, przeglądu okresowego, itd.

Moduł Koszty

Moduł stanowi narzędzie, które umożliwia wprowadzanie kosztów związanych z eksploatacją budynków, wyposażenia biura lub budynku oraz tworzenie dekretów faktur do systemu finansowego.

Moduł Uprawnienia

Moduł uprawnień umożliwia precyzyjne przypisanie praw Operatorom systemu (podgląd, dodawanie, usuwanie, edytowanie) do wybranych elementów tematycznych (np. dodawanie budynków i pomieszczeń, wyposażenia budynków, …) oraz do zasobów (np. pracownicy). Administrator systemu posiada wgląd do historii nadawanych operatorom uprawnień oraz operacji wykonywanych przez Operatorów.

Moduł Wnioski

Moduł składanie wniosków związanych z użytkowaniem aparatów telefonicznych oraz realizację procesu akceptacji wniosku. Przykładowe wnioski to: wniosek zmianę limitu miesięcznego, przydział nowego numeru, nowy aparat telefoniczny, naprawa aparatu, ….

Moduł Kancelaria dokumentów

Zapewnia ewidencje oraz kontrolę procesu przyjmowania i wysyłania dokumentów pocztowych, powiadamianie adresatów (pracowników firmy lub odpowiedzialne osoby w strukturach formy) o przychodzących przesyłkach. Całość dostępna jest w wersji desktop oraz WWW.

Moduł Kart dostępu

Moduł kart dostępu zapewnia ewidencję oraz gospodarką kartami dostępu do pomieszczeń dla pracowników firmy lub pracowników firm zewnętrznych. Moduł realizuje: definiowanie obszarów dostępu, pozwala składać wnioski o przydział lub wymianę określonego rodzaj karty dostępu (stała, tymczasowa, duplikat, …) do obszarów dostępu, proces wydawania i zwrotu kart, proces rejestracji zdarzeń wejścia/wyjścia pracowników do/z obszarów.