CARMEN WWW

CARMEN WWW, to druga wersja Carmena pracująca w środowisku Internetowym. Jest to modułowy system wspomagający wszystkie wersje Carmena pracujące w środowisku desktopowym.

Carmen WWW adresowany jest do firm, które chcą udostępniać dane eksploatacyjne pojazdów lub telefonów pracownikom i ich przełożonym, obsługiwać procesy wniosków związane z pojazdami, telefonami i biurem, rezerwować pojazdy dyspozycyjne, wprowadzać faktury przez WWW przed ich księgowaniem do systemu finansowego, prowadzić proces akceptacji kosztów, itd.

Tworząc Carmen WWW zwróciliśmy uwagę na taką jego funkcjonalność jak prostota obsługi. Użytkownik dostaje do użytku sugestywną aplikację, która w prosty i przejrzysty sposób pozwala na uzyskanie informacji lub wprowadzenie danych.

W zależności od systemu bazowego, jego opcji i potrzeb Carmen WWW zawiera odpowiednie moduły (przykład poniżej). Prawami użytkowników zarządza administrator systemu desktopowego

Moduł podstawy pojazdów

Moduł służy do udostępniania danych eksploatacyjnych dotyczących pojazdów pracownikom lub ich przełożonym. Dane te dotyczą kosztów pojazdów (np.: tankowania, płyny, myjnia, przejazdy autostradami, ..), analitycznych kart drogowych i kart płatniczych. Przełożeni mają dostęp do stanów pojazdów w podległych im strukturach (hierarchicznych lub controllingowych) lub przekazywania pojazdów w zakresie pojazdów im dostępnym.

Moduł rezerwacji pojazdów dyspozycyjnych

Moduł stanowi rozszerzenie funkcjonalności dostępnej w wersji desktop. Zapewnia dodawanie i modyfikacje rezerwacji pojazdów dyspozycyjnych, realizuje proces akceptacji w różnych modelach (jedno lub dwupoziomowy), wydawanie i zdawanie pojazdów. Cały obieg informacji wsparty jest wysyłaniem maili informujących o stanie procesu rezerwacji lub konieczności akceptacji. Całość rezerwacji monitorowana jest w wersji desktop.

Moduł szkody

Moduł stanowi rozszerzenie funkcjonalności Carmena związanej z polisami i szkodami pojazdów. Umożliwia m.in. zarejestrowanie powstałej szkody. Moduł może być udostępniany firmom zewnętrznym, które zajmują się likwidacją szkód firmy.

Moduł wnioski

Moduł stanowi rozszerzenie funkcjonalności modułu Wnioski. Realizuje zadania związane z obiegiem dokumentów dotyczących użytkowania pojazdów, telefonów – numerów i aparatów oraz kart dostępu do przestrzeni biurowych. Obsługuje składanie i akceptacją wniosków. Wnioski dotyczą np. przydziału nowych pojazdów, zezwoleń na wyjazdy zagraniczne pojazdami służbowymi, zmiany limitów paliwowych i telefonicznych, przydziału nowego numeru telefonu lub aparatu, przydziału i zmian obszarów dostępu na kartach dostępu.

Moduł autoryzacje kosztów samochodów

Moduł stanowi rozszerzenie funkcjonalności modułu Autoryzacja. Umożliwia zarejestrowanie autoryzacji oraz wszystkich zdarzeń z nią powiązanych (certyfikaty, planowanie następnych zdarzeń – przeglądy). W efekcie końcowym umożliwia porównanie otrzymanych faktur z wcześniej zarejestrowanymi zobowiązaniami dostawców usług. Moduł przeznaczony do udostępnienia firmom zewnętrznym, np. stacjom obsługi.

Moduł Wprowadzanie faktur

Moduł pozwala wprowadzać faktury kosztowe zarówno pracownikom firmy lub pracownikom obcych firm związanych z obsługą floty pojazdów. Po wprowadzeniu faktury są porównywane z ‘papierowymi’ fakturami dostarczonymi przez dostawców i akceptowane w wersji desktop przez odpowiedzialnego pracownika. Tak przygotowane faktury (konta księgowe, MPK, rozksięgowane zgodnie z zasadami odliczania VAT i podziału na KUP.NKUP) są księgowane do systemy finansowego firmy. Moduł może być wykorzystywany przez współpracujące firmy zewnętrzne, np. stacje obsługi, punkty wymiany opon.

Moduł Telefony

To moduł pozwalający udostępniać dane dotyczące eksploatacji telefonów komórkowych (numery i aparaty) osobom zainteresowanym (pracownicy, ich przełożenie lub osoby zarządzające elementami struktury organizacyjnej firmy). Dane mogą być udostępniane w sposób bierny (tylko przeglądanie) lub aktywny (np. akceptacji kosztów podwładnych). Bardzo często wykorzystywany jest do udostępniania rozliczeń limitów telefonów komórkowych.

Moduł TAXI

To moduł pozwalający udostępniać dane dotyczące eksploatacji kart TAXI osobom zainteresowanym (pracownicy, ich przełożenie lub osoby zarządzające elementami struktury organizacyjnej firmy). Dane mogą być udostępniane w sposób bierny (tylko przeglądanie) lub aktywny (np. akceptacji kosztów podwładnych).

Moduł Recepcja

To moduł pozwalający obsługiwać gości przychodzących do firmy oraz powiadamiać osoby odwiedzane.